Jak długo przechowywać akta osobowe?

Remont biura, porządki w archiwum, brak miejsca na nowe segregatory, a może przeprowadzka do nowej siedziby. W pewnym momencie niemal każdy przedsiębiorca staje przed tym samym pytaniem: czy stare akta osobowe można już zniszczyć, czy nadal trzeba je przechowywać?

lipiec 2026

Odpowiedź wydaje się prosta, jednak w praktyce wiele osób popełnia kosztowny błąd. Nie każdy pracownik podlega bowiem tym samym zasadom archiwizacji dokumentacji. Wszystko zależy między innymi od tego, kiedy został zatrudniony oraz jakie przepisy obowiązywały w danym okresie.

W tym artykule wyjaśniamy, jak długo należy przechowywać akta osobowe, dlaczego okres ten nie zawsze jest taki sam, oraz na co warto zwrócić uwagę, aby uniknąć problemów podczas kontroli lub w przypadku konieczności odtworzenia dokumentacji po wielu latach.

Dlaczego nie ma jednej odpowiedzi?

Jeszcze kilkanaście lat temu odpowiedź była bardzo prosta – dokumentację pracowniczą należało przechowywać przez 50 lat. Zmiana przepisów sprawiła jednak, że obecnie okres ten w wielu przypadkach wynosi 10 lat.

To właśnie ta zmiana powoduje dziś najwięcej wątpliwości. W jednej szafie mogą znajdować się akta kilku byłych pracowników, a każdy z nich może podlegać innym zasadom archiwizacji.

Dlatego przed zniszczeniem dokumentacji zawsze warto upewnić się, jakie przepisy mają zastosowanie do konkretnego pracownika.

Obecnie standardem jest 10 lat

Dla większości pracowników zatrudnionych zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców. Oznacza mniejsze koszty archiwizacji oraz mniej miejsca potrzebnego do przechowywania dokumentów. Nie oznacza to jednak, że każdą teczkę można zniszczyć po upływie dziesięciu lat. Kiedy 10 lat nie wystarczy?

Choć 10-letni okres przechowywania dokumentacji stał się standardem, nie dotyczy on wszystkich pracowników. W praktyce oznacza to, że w jednym archiwum mogą leżeć teczki, które można zniszczyć po dekadzie, oraz takie, które trzeba przechowywać nawet pięć razy dłużej. Różnice wynikają przede wszystkim z daty zatrudnienia oraz przepisów obowiązujących w momencie nawiązania stosunku pracy.

Pracownicy zatrudnieni przed 2019 rokiem.

Dla osób zatrudnionych przed wejściem w życie nowych regulacji dokumentację nadal trzeba przechowywać 50 lat. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia. Jeśli w Twojej firmie pracowały osoby zatrudnione kilkanaście lat temu, ich teczki nie mogą trafić do niszczarki po upływie 10 lat — nawet jeśli stosunek pracy zakończył się dawno temu.

Pracownicy, dla których nie złożono raportów ZUS RIA.

Nowe przepisy skracają okres przechowywania dokumentacji tylko wtedy, gdy pracodawca przekazał do ZUS odpowiednie raporty informacyjne. Jeśli raport nie został złożony, obowiązuje stary, 50-letni okres archiwizacji. W małych firmach, gdzie dokumentację często prowadzi jedna osoba, to właśnie ten element bywa najczęściej pomijany.

Wypadki przy pracy i choroby zawodowe.

Dokumentacja związana z wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi czy świadczeniami rehabilitacyjnymi również może wymagać dłuższego przechowywania. W takich przypadkach teczka pracownika nie podlega standardowej zasadzie 10 lat — nawet jeśli pozostałe dokumenty można już zniszczyć.

Co to oznacza dla przedsiębiorcy?

Dla właścicieli firmy zatrudniających przykładowo od 1 do 100 osób, ta różnorodność przepisów oznacza jedno: nie można podejmować decyzji o zniszczeniu teczki „z automatu”.

Każda teczka wymaga krótkiej analizy:

kiedy pracownik został zatrudniony,
czy złożono raport ZUS RIA,
czy w trakcie zatrudnienia wystąpiły zdarzenia wymagające dłuższego przechowywania dokumentacji,
jakie przepisy obowiązywały w danym okresie.

Dopiero po takiej weryfikacji można bezpiecznie zdecydować o zniszczeniu dokumentów.

Skąd wzięło się 50 lat?

Jeżeli zatrudniasz pracowników od wielu lat, w Twoim archiwum mogą znajdować się dokumenty, które nadal podlegają wcześniejszym przepisom. Dlatego część akt osobowych nadal należy przechowywać przez 50 lat. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę nie tylko na datę zakończenia zatrudnienia, ale również na okres, w którym pracownik został objęty ubezpieczeniem i jakie przepisy obowiązywały w tym czasie.

To właśnie dlatego odpowiedź na pytanie „Jak długo przechowywać akta osobowe?” brzmi często: „To zależy.”

Co grozi za zbyt szybkie zniszczenie dokumentacji?

Dlaczego warto uważać? Zniszczenie akt osobowych przed upływem wymaganego okresu może mieć poważne konsekwencje.

Zbyt szybkie zniszczenie dokumentacji może oznaczać realne ryzyko, takie jak:

problemy podczas kontroli ZUS lub PIP,
konieczność odtworzenia dokumentów po wielu latach,
odpowiedzialność wobec byłego pracownika,
dodatkowe niepotrzebne koszty i stres.

Po latach, były pracownik może potrzebować dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia lub wysokość wynagrodzenia. Dokumentacja może być również niezbędna podczas postępowań prowadzonych przez ZUS, albo inne instytucje.

Jeżeli dokumenty zostały zniszczone zbyt wcześnie, ich odtworzenie może okazać się bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe.

Papier czy dokumentacja elektroniczna?

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Przepisy dopuszczają takie rozwiązanie, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań dotyczących bezpieczeństwa, integralności danych oraz możliwości ich odtworzenia.

Pamiętajmy jednak – niezależnie od formy prowadzenia dokumentacji – obowiązują te same okresy jej przechowywania.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

W praktyce problemy najczęściej wynikają nie ze złej woli, lecz z braku wiedzy lub pośpiechu.

Do najczęściej spotykanych błędów należą:
• niszczenie dokumentacji bez wcześniejszego sprawdzenia obowiązujących terminów,
• przechowywanie akt osobowych bez odpowiedniego uporządkowania,
• mieszanie dokumentacji pracowników zatrudnionych w różnych okresach,
• brak kontroli nad terminami archiwizacji.

Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala uniknąć takich sytuacji i znacząco ułatwia zarządzanie firmą.

Podsumowanie

Choć obecnie standardowy okres przechowywania akt osobowych wynosi zazwyczaj 10 lat, nie oznacza to, że dotyczy on wszystkich pracowników.
Przed zniszczeniem dokumentacji, zawsze warto sprawdzić, kiedy pracownik był zatrudniony oraz jakie przepisy mają zastosowanie w jego przypadku. Prawidłowo prowadzona dokumentacja pracownicza to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów. To również bezpieczeństwo przedsiębiorcy i pewność,
że nawet po wielu latach będzie dysponował dokumentami potrzebnymi w razie kontroli lub innych postępowań.

Podstawy prawne

Kodeks pracy Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (w zakresie raportów informacyjnych ZUS RIA oraz zasad przekazywania danych do ZUS).
Ustawa o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (wprowadza m.in. 10‑letni okres przechowywania dokumentacji oraz raport ZUS RIA).
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (określa sposób prowadzenia, przechowywania, elektronizacji i niszczenia dokumentacji).
Rozporządzenie w sprawie wypadków przy pracy i chorób zawodowych